ビジネスメール

応募企業から面接日程調整メールが来た際の返信時のポイント

現代では、就職活動や転職活動をしていく中で、応募企業とのやり取りはメールで行われる事も増えてきました。メールは、文字だけでのやり取りの為、文章が少しでも誤っていれば、自分の思っている事を正しく相手に伝えることが出来なくなってしまいます。どうしても入りたい企業があった際に、メールでのやり取りが原因で入社することが出来なくなってしまったら、とても悔しいですよね。そんな悔しい思いをしないため、メールのやり取りをする上でのポイントをご紹介します。

1..送られてきたメールは放置せず、すぐに返信をしよう

企業の方からメールが来たら、面接日程調整など内容は様々かと思いますが、どんな内容であっても放置はせず、できる限り早く返信するように心がけましょう。企業の方は、忙しいスケジュールの中、メールを送ってきています。そのため、放置することは失礼に当たってしまいますし、早く返信することにより、自分がどれだけその企業に対して興味を持っているのかという熱意も伝わると思います。

しかし、どうしてもすぐに返信できないことも勿論出てくるかと思います。遅れて返信する際は、「どうして遅くなってしまったのか」の理由を前置きとして記載しておくと、遅れた理由もしっかりと伝わりますし、誠実さも伝わると思います。
メール例文)
お忙しいところご連絡をいただきまして、ありがとうございます。
ご返信が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
本日、XXXが入っていたため、メールを確認できず、すぐにご返信がすることができませんでした。

2.面接日時を聞かせた際は、候補日をいくつか記載するようにしよう

企業側から面接日時の希望をメールで聞かれることがあるかと思います。面接をしてくれる方は、業務の合間をぬって面接日程を組む形となります。そして、面接する人が1名とは限りません。

そのため、面接可能日を、限定した1日のみで送ってしてしまうと、日程が合わず、メールを何度かやり取りしなければならなくなる可能性が高まってしまいます。そういった余計な手間を省くためにも、可能な日程を複数記載するようにしましょう。

こういった細かい部分で、相手を配慮できる人物なのかどうかも、採用への分かれ道となることがあります。《メールだから》ではなく《メールだからこそ》相手の状況を考えてメールを作成することが大事になってくると思います。
メール例文)
面接可能日をいくつか記載させていただきます。ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします。
・X月X日X時~
・X月X日XX時~
・X月XX日X時~
・X月XX日XX時~

3.面接への意気込みを記載しよう

面接日時を聞かれただけのメールだから、面接可能日のみを伝えてしまうと、読む人によっては事務的かつ、淡泊な文章と感じさせてしまうかも可能性があります。あまり長々とメールを記載するのは良くありませんが、伝達事項のみを記載し、メールを送るのはできるだけ避けましょう。

質問されたことに対しての回答だけではなく、面接を受けられることに対してのお礼と、面接に挑む上での意気込みを、2~3行で構いませんので記載してみましょう。その一文が記載されているだけで、本当にうちの会社へ入社を希望しているのだなということが伝わり、面接時の印象も変わってくるかもしれません。

企業としても、本当に自分の会社を希望してくれているのかということが気になっているものなので、自らの気持ちを少しでもメールで伝えておきましょう。
メール例文)
この度は、お忙しい中、面接のお時間をちょうだいできるとのこと、誠にありがとうございます。
御社の事業内容を拝見し、以前から気になっておりましたXXをやられているとのことで、非常に興味を持っております。
入社できましたら、少しでも早く貢献していけるよう努力していきたいと思っております。

4.送信先や件名、内容などの誤字脱字をしっかり確認しよう

1~3までのポイントを盛り込み、送る準備が整ったら、必ず内容の確認をしましょう。

まずは、送信先が誤っていないか確認をします。たいていは、送られてきたメールに対して返信ボタンを使用しメールを作成することが多いかと思います。そのため、送信先が誤ってしまうことは少ないですが、念のため再度確認をしましょう。

そして、件名や内容などに、誤字や脱字がないかを確認しましょう。また、言葉の使い方が誤っているとマイナスな印象を与えてしまいかねいため、最終確認をしっかりしてから、送信するようにしましょう。
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