ビジネスメール

希望していた企業への説明会をキャンセルしなければならない際のメールについて

就職・転職活動を行なっていく中で、入りたいと思った企業が見つかった際に、まずその企業の会社説明会へ行くと思います。企業説明会では、理念や事業内容、どんな人物を採用したいと思っているのかなど、人事担当の方から様々な話を聞くことができます。つまり、本当に自分に合った会社なのか?ということを判断する上で、とても大事な情報収集の場となってきます。 そんな、活動への第一歩である説明会への参加を希望していたものの、体調不良やどうしても日付が動かせない用事が出来てしまい、なくなく説明会をキャンセルしなければならないことも出てきてしまうかと思います。そういった際の「失礼にあたらず、かつ、次に繋げていける」メール作成ポイントについて、今回はお話していきたいと思います。

1.件名には必ず用件の概要を入れておきましょう

メールで企業の担当者へご連絡する際は、件名に必ず何の件についてのメールなのかが分かるよう、用件の概要を入れるようにしましょう。仕事をしていると、メールでのやり取りはとても多く、何百件とメールが来たりします。そんな中で、件名を見て、すぐに確認しなければならないメールなのか、後で確認しても大丈夫なメールなのかを判断することも少なくありません。

そのため、件名には何についてのメールなのか一目で分かってもらえ、すぐにメールを確認してもらえるよう、用件の概要を入れておきましょう。説明会キャンセルというのは、人数などが変わってきて、企業側からしても重要な事項となってきます。そのため、メールはすぐに確認してもらう必要があるため、件名にその旨をしっかりと記載しておきましょう。
メール例文)
X月XX日の企業説明会キャンセルについてのご連絡

2.本文の初めには必ず企業名と担当者名を記載しましょう

本文の書き初めには、必ずその企業名と担当者名を記載しておきましょう。企業名を入れる際は、失礼に当たらないよう、「株式会社」の部分は略さずに記載するようにしましょう。また、担当の方のお名前も必ず入れるようにしましょう。

やはり、メールを受け取る側としても、送ってきた人が、自分宛てに送ってきたメールなのだということが分かっていた方が安心ですし、なにより、自分のことをしっかりと覚えてくれているということが分かると、気持ち的にも親近感がわきます。こういった些細な部分から、企業側との距離を縮めていくことも就職・転職活動では大事になってくるかと思います。
メール例文)
○○株式会社 人事ご担当 XX様

3.いきなり本題ではなく、挨拶文を入れるようにしましょう

2の部分を記載したら、さっそく本題を記載してしまいたくなるかと思いますが、いきなり本題ではそのためだけにメールをしてきたようで、少し失礼な文章になってしまう可能性がありますので、簡単な挨拶文や前回のお礼などで構いませんので、何か記載するようにしましょう。

直接会話をしている時や電話で話をする時と同様、いきなり本題に入ってしまうのではなく、簡単な挨拶文や前回のお礼などを入れ、ひと呼吸置いてから本題に入った方が、より自然な流れで用件を伝えるメールにすることが出来るかと思います。
メール例文)
お世話になっております。
先日はお忙しいところ、説明会参加へのご対応をいただきまして、誠にありがとうございました。

4.キャンセルしたい説明会日時を明確に入れておきましょう

挨拶文などで前置きが終わったら、さっそく本題に入りましょう。
参加予定だった説明会をキャンセルさせていただきたい旨を記載する際に、いつ開催される説明会をキャンセルしたいのか明確に記載しておきましょう。

まずは、いつ開催される説明会をキャンセルしたのかですが、企業は何日にも渡って説明会を開催することも多くありません。そのため、自分がキャンセルしたい説明会がいつ開催のものなのかを明確に記載しておきましょう。メールを受け取った担当の方がわざわざ調べなくてもいいように記載しておくのが大事なポイントとなります。
相手に余計な時間を掛けさせないようなメールを送ることは、社会人になってからも重要な点となってきます。
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