ビジネスメール

選考を辞退したい際の、失礼にあたらないメール作成ポイント5選

就職・転職活動をしていく中で、選考を通過したものの、やはりその会社ではなく、別のところに進みたい!と思うことが出てくるかと思います。これは、活動をしてく中で、いたしかたないことだと思います。企業側も、少なからず、そういった希望者も出てくることは予測しているかと思います。だからといって、選考を通過し、面接へ進める旨の連絡をもらっていながら、何も連絡をせず勝手に辞退するということはマナー違反です。これは就活に限らず、どんな場面でも同じですよね。そのため、選考を辞退したい場合も、必ず採用担当者へ辞退の旨を連絡するようにしましょう。今回は、その際どのような文面にしたら失礼にあたらないのか、5つのポイントに分けてご紹介します。辞退のメールを作成することは気が重いかもしれませんが、しっかりとポイントを押さえ、出来るだけプラスの印象になるようなメールを作成できるようにしましょう。

1.まず初めに、結果の連絡をいただいことに対してのお礼を書きましょう

採用担当の方は、一回の応募で何十人とくる希望者1人1人に対して、時間がない中、選考結果の連絡を行なっています。
そんなあなたもその中の1人であることは間違いありません。

そのため、そんな忙しい中でご連絡をいただいたことに対して、お礼を書くようにしましょう(当り前の内容にはなってしまいますが、辞退のことで頭がいっぱいで抜けてしまう可能性もありますので、気を付けてくださいね)。
これは、社会人としても、人としても、やはり基本的なことだと思いますので、是非文章の初めはお礼から始めるようにしてみてください。
メール例文)

XXXX株式会社 人事部 〇〇様

お忙しいところ、書類選考の結果をご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。

2.連絡のお礼と併せて、選考通過したことに対してのお礼も書きましょう

image by PIXTA / 21285084

先ほど1でも書きましたが、採用担当の方は、何十人とくる希望者の履歴書などを一つ一つ確認し、選考を進めていきます。これは想像以上に大変なことだと思います。

選考に通ったということは、そのような沢山の応募の中から、先方はあなたに対して「一度会って話してみたい」と思ってくれたということになります。それはとても凄いことではないでしょうか。そのため、あなたが選考に進む・進まないは関係なく、それに対してのお礼を伝えましょう。
メール例文)

応募が多数ある中、選考通過のご連絡をいただき、驚くとともに、大変嬉しく思っております。
誠にありがとうございます。

3.選考辞退の旨を、明確に書きましょう

image by PIXTA / 19565233

ここの部分は、今回メールを作成する上で最も伝えたい部分となるため、採用担当の方にしっかりと理解してもらわなければならない点となります。

辞退するということで、非常に伝えずらい内容になってくるとは思います。しかし、文章を曖昧に作成したり、まわりくどい言い方で書いてしまうと、相手にしっかりと意図が伝わらず、余計こじれてしまいかねません。そのため、辞退したい旨がしっかり伝わる文章で書くようにしてください。
メール例文)

この度、選考を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。
多数の応募の中から、選考通過のご連絡をいただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

4.辞退に至った理由も書いておきましょう

辞退したい旨を書いたら、そこに至った理由も簡単でも構わないので、書いておきましょう。

採用担当の方が辞退希望の連絡をもらった際に、「うちの会社のどの辺りが合わなかったのか?」という部分は、やはり気になる点かと思います。今後の採用活動の中で、「企業内容の詳細をもう少し説明会で話した方がいいかもしれない」など、参考になる部分もあるかもしれません。一度は入りたいと思った会社でもありますので、辞退する際、出来る限り、後味が悪いメールではなく、気持ちの良いメールになるよう、作成しましょう。
次のページを読む
1 2
Share: