ビジネスメール

転職活動で採用メールが来た!返信するときのポイント5選

今回は、就職・転職活動をしていく中で、最も嬉しい!採用(内定)のメール連絡に対して返信する際のポイントをいくつかご紹介します。
書類選考から始まり、面接やディスカッションなど、数多くの難関を突破し、採用の連絡を受けているかと思います。これは、活動をしていく中で、最も嬉しく、今までの努力をしてきて良かったと思う瞬間でもあるかと思います。企業側も、今でのあなたを見て、「この人と一緒に仕事をしたい!」と思い、採用に至ったのではないしょうか。つまり、あなたにこれからを期待してくれているということだと思います。

そのため、採用の連絡をもらい、嬉しい気持ちでいっぱいかと思いますが、まだ気は抜かず、最後の最後までしっかりとメールを作成し、あなたを採用にして良かったと改めて思ってもらえるような返信をするようにしましょう。

そして、メールでのやり取りは、社会人になってからも必ず出てきます。文字だけのやり取りだからこそ、誤字脱字や言い間違いなどあると全く別の意味合いで取られてしまう恐れもあります。そういったことも踏まえ、是非メール作成の技術を身につけていってください。身につけていけたら、その技術はきっとあなたのこれからの力になってくると思います。

そのためにも、数多くのメールを作成することが重要になってくると思います。今回作成するメールもきっと後々に役に立ってくると思いますので、一緒にポイントを確認しながら頑張りましょう。

1.メールの初めには、必ずメールを送る相手の会社名と担当者名を入れるようにしよう

image by PIXTA / 34641198

ここまでメールで連絡をしてきた方も多いかと思うので、いまさらのことになってしまいますが、メールを送る際は、冒頭に、メールを送る相手の会社名と名前を入れるようにしましょう。メールを受け取った側が、自分に対して送ってきているのだということがハッキリと分かるようにするためでもあります。

また、部署名や役職名も分かるようであれば、なるべく正しく全て入れるようにした方がより良いと思います。ただし、曖昧な場合は、間違えてしまうと逆に失礼になってしまうため、そのような場合は入れるのは控えておきましょう。
XXXX株式会社 人事部 採用担当 〇〇様

2.面接など前回お世話になった事柄についてのお礼を入れよう

採用に至るまで、書類選考や面接など、多々相手の時間をもらっているかと思います。そのため、前回お世話になった事柄についてのお礼をここで一言入れておきましょう。

前回のお礼なく、いきなり採用連絡についての返答を入れてしまうのは、結果のみしか気にしていないような印象を与えかねません。そうではなく、時間をいただいた事に対してのお礼をきちんと一言入れておくのがマナーだと思います。自分がメールをもらった時に、この文章で不快な思いをしないかを考えながらメールを作成するのが良いかもしれません。
先日はお忙しいところ、最終面接のお時間をちょうだいいたしまして、誠にありがとうございました。

3.採用連絡をもらえた事にたいしての感謝を入れよう

前回時間をもらったことに対してのお礼を入れたら、ここで採用の連絡をもらえたことに対してのお礼を入れるようにしましょう。

採用の連絡をもらえて嬉しかったようであれば、嬉しさの思いは包み隠さず入れてみましょう。会社側も「採用の連絡はしたけれど、本当は他に行きたい会社があり、辞退されるのではないか」という不安を持っているものです。そのため、採用の連絡をもらえて嬉しい旨が、メールにハッキリ書いてあった方が、安心感を持てます。そのため、思いの丈をメールに書いてみましょう。
今回、採用のご連絡をいただけたこと、驚いていると同時に、非常に嬉しく思っています。
面接では緊張していたため、自分の想いをしっかりとお伝えできていなかったのではないかと、不安がございました。
そのため、採用のご連絡をいただけ、非常に感謝しております。

4.入社してからの抱負や意気込みを簡単でもいいので入れておこう

採用になった事への感謝まで入れたら、ついでに、入社してからの抱負や意気込みも簡単に入れておきましょう。

ここは、難しいことを考える必要はありません。あくまで、入社してから頑張る気持ちがある事が担当社へ伝われば大丈夫です。せっかくここまでポイントを押さえたメールを作成しているので、今後自分がどうしていきたいと思っているのかを入れ、「入社した後のことまでしっかり考えているのだな」と企業側に伝えてみましょう。あなたの意気込みを感じてくれ、企業側もしっかりと受け入れ体制を整えてくれると思います。
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