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必見!就活中の質問メール作成についてのポイント5選

就活(就職活動)をしていく中で、企業側に質問したい内容が出てくることってありますよね。そんな時、担当者のメールアドレスをもし知っていたら、電話ではなくメールで質問する機会があるかと思います。今まで学生さんだった方は特に、「こういうメールをしたことがないから、どう書いたらいいか分からない」と悩む方もいるのではないしょうか。 そんな方々のために今回は、メールを送る際のポイントを5つに分けてご紹介したいと思います。是非参考にしてみてください。

1.メールの宛先は必ず再確認をし、間違えないようにしよう

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普段、携帯電話からメールを送ることはあるかと思います。その際、メールの宛先を誤ってしまうと、送りたかった相手にだけでなく、誤って送ってしまった人に対しても迷惑が掛かってしまいますよね。それと同様、今回送るメールも、送りたい担当者以外の人にメールが送られてしまっては大変だと思います。

そのため、メールを作成する際は、宛先を必ず間違ったアドレスを入れないよう、細心の注意を払いましょう。もし、担当者から送られてきたメールに対して、返信ボタンを利用してメールを作成する際は、アドレスが誤ることはないかと思いますので、問題ないかと思いますが、新規でメールを作成する際は、誤ったアドレスを指定してしまっていないか、再確認をするようにしてください。
メール作成時のポイント)

・送信先のアドレスが誤っていないか、再確認を必ず行なう

2.件名は必ず入れるようにしよう

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アドレスを正しく入れることが出来たら、次は、件名を必ず入れましょう。件名は、なくても送信自体は出来るかと思いますが、受け取った側のことを考えて、入れるように癖付けてください。

企業の担当者は、忙しい業務の中でメールを受け取るため、たいていの方々が、「このメールはすぐに確認が必要だな」「このメールは落ち着いてから読んでも大丈夫だな」といった風に、件名を見て判断していることが多いと思います。そのため、件名が入っていないメールを受け取った場合、一度内容を確認するために、そのメールを開かないといけなくなってしまいます。それでは、余計な手間になってしまいます。なので、メールを送る際は件名を必ず入れることを、今のうちから癖づけておけば、入社してからも、マナーを守ったメールが出来る人になれるため、是非心掛けてみてください。
メール例文)

XXについてのご質問の件

3.本文の冒頭には必ずメールを送る担当者の会社名や名前を入れよう

さて、ここからはいよいよ本文に入ってきます。冒頭にまず、メールを送る方の会社名と名前を入れましょう。もし、部署名なども分かるようであれば、なるべく分かる範囲のもの全てを入れるようにしてください。

いきなり本題に入ってはいけないの?と疑問に思う方もいるかもしれませんが、メールではなく手紙で考えてみてください。まず初めに「〇〇様へ」と手紙では書き始めるかと思います。それと同様で、メールの場合も、相手の名前などを先に入れておく方が自然な流れだとは思いませんか。
何より、そのメールが本当に自分宛てに送られてきているものだと明確に分かる方が、相手も安心してメールを読み進める事が出来ると思います。補足となりますが、担当者の会社名を入れる際は、失礼にならないよう、株式会社は略さずに入れてくださいね。
メール例文)

△△△△株式会社 人事担当 〇〇様

4.相手の名前を入れたら、自分の名前も入れるようにしよう

次は、メールを送ったのが誰なのかがハッキリと分かるよう、自分の通っている学校名や氏名を入れておきましょう。これは、今後そこの企業の採用に進むようであれば、しっかりと名前を入れておくことによって、少しでも相手に覚えてもらえるきっかけにもなると思います。

メールをもらった担当者は、当然、沢山の採用希望の学生とやり取りをしていると思います。そのような状況なので、アドレスを見ただけで、それが誰なのかを判断することはまず難しいと思います。そのため、このメールは、どこの学校の誰からなのかが分からないと、印象が薄くなってしいまいかねません。それを防ぎ、少しでも自分の名前などを覚えてもらうため、必ずメールの本文に、学校名や氏名を入れるようにしてください。
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