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面接日程についてメールを返信する際のポイント5選

就活をしていく中で、書類選考通過後、面接を受ける事になるかと思います。その際に、企業側と面接日程について、メールでやり取りをする事も出てくるのではないでしょうか。そんな時に、どのようにメールを作成したらいいのか、書き方を5つのポイントに絞ってご紹介していきたいと思います。

1.件名は必ず入れよう

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メールを作成する際に、まずは件名を必ず入れるようにしましょう。

件名を普段から入れてメールを送っている方からすると当たり前前のように思われるかもしれませんが、普段入れていない方は、空欄のまま送ってしまう事が沢山います。「何故わざわざ件名を入れるの?」と思った方もいるかと思いますが、実は、働いている方々がメールでのやり取りをする中で、件名は大事な箇所となります。
何故なら、件名を見て、そのメールをすぐ確認するかしないかを判断するからです。沢山の業務をこなしていく中で、仕事に優先順位をつけて作業をします。その為、メールを確認する作業でも、優先順位をつけて行ないます。その際に、件名がなかったら、一度メールの中身を開いて確認しなければならなくなってしまい、余計な手間になってしまいます。
相手にそのような余計な手間を掛けさせないよう、件名を必ず入れて、送るようにしてください。
メール例文)

◯◯◯の件について

2.送信相手の会社名や部署、氏名を本文冒頭に入れよう

次に、本文を書き始める際ですが、冒頭に、メール送信相手の会社名(株式会社は略さず書いてください)や部署、氏名を入れましょう。

時として、自分宛ではなく、別の人に送信したはずの誤ったメールが届いてしまう事があります。本題がいきなり入っていて、読み進めていたら、「自分宛に送られてきたメールではないな」と気付く事があります。
そういった事を防ぐ為にも、本文冒頭に、相手の氏名などを入れておき、受け取った側が「このメールは確かに自分宛に送られてきたメールだな」と冒頭を見てすぐに分かるようにしておく事が、マナーのひとつだと思います。
何よりも、自分の名前がしっかりとメール内に記載されていたら、名前を把握してくれている事が分かり、嬉しいですよね。受け取った側が気持ちよくメールを読めるような心遣いも大事なポイントだと思いますので、是非覚えておいてください。
メール例文)

△△△株式会社 人事担当 ◯◯様

3.自分の学校名や氏名を入れよう

相手の氏名などを入れたら、次は、誰がメールを送ったのかがすぐに分かるよう、学生さんであれば、自分の学校名や学部名、氏名などを入れておきましょう。

これは、メールを受け取った側が、このメールは誰が送ってきているのかが、調べたりしなくてもすぐに分かるようにしておく為に、入れましょう。企業側は、沢山の応募者を管理していて、メールが来ても、すぐにそれが誰かが分からない事の方が多いと思います。その為、学校名や氏名などがメールに入っていれば、把握がしやすく、その後の作業がスムーズに進める事が出来ます。
そして、もう一つ、あなたという人物を少しでも企業側に覚えてもらえるようにする為でもあります。先程も言った通り、応募者は多数います。そんな中で、採用に至る為、少しでもあなたという人物に興味を持ってもらえるよう、学校名や学部名などを入れ、アピールしておくといいかもしれません。
メール例文)

△△大学 □□学部 □□学科 ◯◯と申します。

4.書類選考などのお礼をまずは伝えよう

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面接日程の連絡を行なうという事は、書類選考などを受け、それを通過したという方が多いかと思います(勿論、書類選考がなく、いきなり面接を受ける!という方もいらっしゃるかもしれません)。

その為、まずは書類選考などをしていただい事に対して、お礼を入れておきましょう。企業側は沢山の応募の中からあなたと会ってみたいと思い、今回面接に進む事になったかと思います。つまり、もっとあなたを知りたいと思っているはずです。なので、メールの印象も、今後の選考結果にとても大事なポイントとなってくるかと思います。
難しく考えすぎる事はありませんが、メールを受け取った際に、「この人はちょっとメールのマナーがなっていないから、期待出来ないかもしれない」と悪い印象を与えてしまう可能性がないよう、自分が受け取って不快にならないかを考えながら、メールを作成してみてください。
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