ビジネスメール

面接日程についてのメールが届いた際の返信ポイント5選

書類選考を通過し、いよいよ面接に進むことになった際、企業側から面接日程の調整がメールで届くこともあるかと思います。その返信をする際に、どのように返したらいいのか分からないと迷われる方もいると思います。せっかく面接へ進むことになったのに、メールの返信に失礼があり、悪い印象を与えてしまってはもったいないですよね。そのようなことにならないためにも、是非ポイントをしっかりとおさえ、印象が良くなるようなメールの返信をするようにしてください。メール作成は、社会人になってからも必ず使いますので、早めに習得して損はないかと思います。是非頑張ってください。

1.宛先を必ず確認してからメールを作成し始めよう

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メールを作成し始める前に、まずは宛先を誤っていれていないか必ず確認するようにしましょう。

たいていは、送られてきたメールに対して「返信」というボタンでメールを作成し始めることが多いかと思いますので、宛先を誤ってしまうということは、ほんとどないかと思います。ただ、今後もメールを作成していく上で、新規でメールを作成し始めることも必ずあるかと思います。その時のためにも、宛先をまずは確認するということを、是非習慣づけていけるよう、今のうちから確認していくようにしましょう。
メール作成時の確認事項)

・返信ボタンからメールを作成する時も、宛先が誤っていないか一度必ず確認するように気を付ける

2.件名を必ず入れるようにしよう

宛先を確認したら、次は、件名を必ず入れるようにしましょう。

件名は、飛ばしてしまう方もいるかもしれませんが、ビジネスの中でメールを使用する際には、結構重要な役割を果たしてくれる部分になります。それは、何故かというと、件名を見て、そのメールをすぐに確認するかしないかを、判断するからです。
これは、学生の方などはちょっとイメージしづらいかもしれませんが、仕事の中でメールを受け取った場合、効率よく業務をこなすために、そのメールをすぐに開くべきか、後でも大丈夫か、件名を見て判断していきます。そのため、件名が入っていないと、一度そのメールの内容を確認しなければ判断できず、余計な時間を取られてしまいます。
相手にそういった余計な時間を取らせてしまわないようにするためにも、件名は必ず入れるようにしましょう。
メール例文)

面接日程についてのご連絡

3.冒頭に、会社名や相手の氏名は入れるようにしよう

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メール本文を書き始める際、冒頭に、相手の会社名や氏名を入れるようにしましょう。

メールを読み進めていく中で、本文がいきなり本題から始まっていたら、何だか違和感がありませんか。手紙を書く際をイメージしてもらうと分かりやすいかと思いますが、初めは「〇〇様」など相手の氏名などから書き始めますよね。それと同様、メールでも、本題を書き始める前に、相手の会社名や氏名、分かるようであれば、部署名なども入れてあげると、自然な文章の流れが作れるかと思います。
また、メールを受け取った側が、確かに自分宛てに送られてきたメールなのだなということが明確になるため、安心して読んでもらえると思います。会社名を入れる際ですが、失礼にあたらないよう、株式会社は略さずに入れるようにしてください。
メール例文)

△△△株式会社 人事部 採用担当 〇〇様

4.自分の氏名も必ず入れるようにしよう

相手の氏名を入れたら、自分の氏名も必ず入れておきましょう。

メールが来た際に、本文内に相手の氏名が入っていた方が、誰から来たメールなのかがすぐに分かり、安心ではないですか。もちろん、アドレスや署名などでメールをしてきた人については分かるかと思いますが、文章の中でそれが分かった方が、自然な流れで読み進めていくことができるかと思います。
また、今回は、相手にいかに自分のことを印象付けることが出来るかという部分も、今後採用試験を受けていく中で大事になってくること思います。少しでも自分のことを覚えてもらえるようにするためにも、学生であれば学校名や、自分の氏名を入れ、相手の印象に残るよう工夫してみましょう。
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