ビジネスメール

就活時のメール返信におけるポイント5選

今回は、就活をしていく中で、メールのやり取りが出てきた際に、どのような点に気をつけて作成すればいいのかを、5つのポイントに絞ってご紹介していきたいと思います。当たり前の事も出てくるかと思いますが、意外と見落としてしまいがちな点もありますので、是非確認してみてください。 選考が自分の希望通りに進むよう、ポイントをおさえ、印象がアップするメールを是非作成してみてください。

1.メールを作成する上でのマナーを確認しましょう

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現代では、メールという通信方法がとても一般的になってきましたよね。
電話とは違い、メールの方が楽にやり取りができるから良いと思っている方も沢山いるのではないでしょうか。確かに、メールは文字だけのやりとりですし、時間など関係なく送信する事が出来るため、とても便利だと思います。

しかし、だからこそ、相手のことを考え、送る内容や送る時間など、マナー違反にならないようなメールを送ることが大事となってきます。どのようなことに気をつけたらいいかをしっかりとおさえておきましょう。
メール送信時の主な注意点)

・誤字脱字がないようにする
・相手の忙しいと思われる時間帯には送らない
・ダラダラと文章を羅列せず、改行などを使用する
・送信直前に内容の再確認を行なう

2.宛先を必ず確認しましょう

メールを作成する際、まず初めに入れるのは、メールアドレスになります。このメールアドレスですが、来たメールに対して返信する際は、返信ボタンを使用して作成するかと思いますので、アドレスを自分で入力はしないかと思います。

しかし、送信先が誤ってしまうと、担当者にメールが届かず、連絡がないと同じことになってしまいます。せっかく頑張ってメールを作成しても、届かなかったら、元も子もないですよね。なので、アドレスは、自分で入力していなかったとしても、必ず一度合ってるかどうかを確認するようにしてください。
メール作成時の確認事項)

・送信先のメールアドレスは、自分で入力していなくても、一度必ず確認

3.件名を必ず入れましょう

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普段メールを作成する際、件名は入れていますか。もしかしたら、普段は件名を入れずに送っている!という方も多いかもしれません。しかし、就活の中で送るメールに関しては、件名を必ず入れるようにしてください。

何故かというと、社会人になり、いくつかの業務をこなしていく中で、いかに効率よく業務を行なうかは重要なポイントとなってきます。メールが送られてきた際も、件名を確認し、すぐに確認すべき内容か、後でも大丈夫なメールか判断する場合が多いです。そのため、件名が入っていないと、その判断がつかず、一度開いて内容を確認しなければならなくなってしまいます。今はあまりイメージが湧かないかもしれませんが、それが意外と手間になってしまう事もあります。そのような余計な手間を掛けさせない為にも、件名は必ず入れるようにしてください。
メール例文)

◯◯の件について

4.メールを送る相手の会社名や氏名を入れましょう

ここでやっと本文の作成となりますが、文章の冒頭は、メールを送る相手の会社名や部署、氏名をまずは入れておきましょう。

メールを作成していく中で、全体を通して見た際に、文章が自然に流れているかどうかも大事になってきます。本文をいきなり本題から書いてしまうと、何だかんだ少し違和感がありませんか。相手の氏名などがなかった場合、もしかしたら、メールを受け取った人が、「本当にこのメールは自分宛てに送ったものなのかな」と不安に思うかもしれません。そうならない為にも、まずは送る相手の会社名や氏名などを入れ、その人に宛ててメールを作成した事が明確になるようにしておきましょう。
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