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メール誤送信のお詫びメールの作成ポイント5選

今回は、メールを誤送信してしまった際に、誤って送信してしまった相手に対して送るお詫びメールの作成です。メールを送信する上で、最もやっていけないミスですが、やってしまう可能性が高い問題かと思います。誤送信してしまった際に、どのような内容でお詫びメールを作成するかをしっかり理解してもらえればと思います。

1.メールの宛先は誤っていないか必ず確認しよう

少しややこしい話となってしまいますが、今回お詫びメールを送らないといけない相手は、最初のメールで誤送信をしてしまった相手が対象となりますよね。

メールを送る際ですが、メールを送る相手を確認してから送信をするというのは鉄則となってきます。
仕事の中で、メールの送信先を誤るということは、情報漏洩につながる可能性が大いにあり得ます。これは、あなただけの問題だけでは済まず、会社全体の大きな問題に繋がりかねません。
そのため、メールを送る際は、必ず宛先を再確認してから送るように気をつけてください。
メール確認ポイント)

メールを送る際は、情報漏洩などにも繋がってきてしまうため、宛先を必ず再確認してから、送信するようにしよう。

2.件名をしっかりと入れよう

メールが誤って送られてきた相手も、「あれ?これは間違えて送っってきているよな?」と困惑していると思います。

そのため、お詫びメールを送る際は、さっき送ったメールが誤送信だった事が件名からもわかるようにしておきましょう。誤送信したメールの件名を使用した上で、文章の後ろに「誤送信の件」などと入れておくと分かりやすいかもしれません。
そして、件名とは関係ない部分になってきてしまいますが、お詫びメールを送るのは、誤送信に気づいてから、なるべくすぐに送るようにしましょう。あまりいないとは思いませんが、お詫びメールを後回しにすることは、情報漏洩があった際に、問題が大きくなってしまうことになります。そのため、お詫びメールは迅速に対応することをお勧めします。
メール例文)

「△△△△△」と先ほどお送りしてしまった誤送信メールについてのお詫び

3.まずは、メールを誤送信してしまった事へのお詫びを入れよう

今回のメールで1番重要となってくる用件は、当然ですが、メールを誤送信してしまった事ですよね。

そのため、本文の最初で、まずは誤送信してしまった事に対してのお詫びを必ず入れましょう。誤送信してしまった相手が社内の人でも、社外の人であっても、まずはお詫びから入れるようにしましょう。
また、メール作成とは関係ありませんが、誤送信をしてしまった場合は、すぐに上司や先輩に報告をし、その後の対応について確認をしてください。その確認をした上で、お詫びのメールを送信するようにしましょう。確認をした際に、メールに入れる内容について指示があった場合は、それに従って作成するようにしてください。
メール例文)

先ほど、「△△△△△」というメールをお送りしてしまいました。
こちらのメールですが、本来は別の方へ送信するべきメールでした。
大変申し訳ございませんでした。

4.今後の対応策について入れよう

社内の人に誤送信をしてしまっていた場合は、お詫びを述べた後に、今後の対応策について入れておきましょう。

社外の人に対して誤って送信してしまっていたら、今後の対応策については入れる必要はないかと思いますが、誤送信してしまった相手が、社内の人であれば、今後の対応策について、簡潔に入れましょう。
今回は、あなたが誤送信をしてしまいましたが、他の人もあなたと同じように、メールの誤送信をしてしまうかもしれません。
なので、自分なりに、今後どうしたら同じ事が起きないのかを考え、それを入れておきましょう。そうすれば、メールを受け取った相手も、今後同じような事が起きないように対策を取る事ができます。
ミスをミスで終わらせない事が、社会人として大事なポイントになると思います。そのため、お詫びだけで終わらず、今後の対策方法についても、しっかりと入れておきましょう。
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