ビジネスメール

内定のメールをもらった際の返信ポイント5選

今この記事を読んでいる方、おめでとうございます!これを読んでくださっているという事は、内定が決まったという事でしょうか。 ここまで数々の難関を乗り越え、内定を勝ち取ってきたと思いますので、内定のメールに対する返信もまだ気を抜かず、しっかりと返信ができるようにしましょう。 そのためのメール作成ポイントを5つに絞り文例とともに、ご紹介したいと思います。

1.メールの宛先を間違えないように、しっかりと再確認を行なう

まずは、メールを送る上で最も重要な部分となってくる、メールの宛先についてです。

恐らく、内定の連絡が企業側から来て、それに対して返信をしているかと思いますので、「返信」ボタンを使用してメールを作成し始める方がほとんどかとは思います。その方法であれば、もともと来ているメールのアドレスがそのままメールの宛先に設定されるため、アドレスを誤ってしまうという事はないかと思います。
しかし、会社へ入社してからも、色々な場面でメールを作成する機会が増えてきます。その際の基本として、アドレスは必ず確認をし、誤りがないようにするという事を習慣づけるためにも、意識して宛先の再確認をするようにしていく事をおすすめします。
メール作成時の確認事項)

・メールを送る相手の宛先が誤っていないか、必ず確認する

2.件名を必ず入れる

送信先を正しく入れたら、次は、件名の入力についてです。

皆さんは、日ごろメールをやり取りする際、件名を入れて送っていますか。私も、働き出すまではあまり件名を意識した事がありませんでした。件名を入れなくても送信できますし、どうせ中を見れば内容は伝わるしと思っていたからです。
しかし、仕事の中でメールをやり取りしていると、件名がないと困ると痛感しました。なぜなら、メールを見る事に対して、優先順位をつけられなくなってしまうからです。忙しい時は特に「今届いたメールはすぐに見る必要がある内容なのか?」という部分がとても重要になってきます。そんな時は、件名を見て判断していきます。
その為、メールに件名が入っていないと、わざわざ一度そのメールを開き、ざっと目を通さないといけなくなってしまうので、余計な手間が掛かってしまいます。相手にそのような手間を掛けさせない為にも、件名は必ず入れるようにしましょう。
これは、メールをやり取りする中でのマナーになるかと思います。
メール例文)

内定連絡についてのお礼

3.メールを送る相手の名前を本文の冒頭に入れる

ここから、本文内の作成になってきます。冒頭には、メールを送る相手の会社名や部署名、氏名などを入れましょう。

本文に入る前に、メールを送る相手の会社名や部署名、氏名を入れておきましょう。例えば、手紙などを書く際を考えてもらうと分かりやすいかと思いますが、手紙を書く時、まず初めに「〇〇様」など相手の氏名などを入れますよね。
メールも同様の感覚で、相手の会社名や分かれば部署名、氏名などを入れてください。必ず入れなければならないという決まりはありませんが、本文がいきなり本題で始まってしまうのは、読み進めていく上で、少し不自然な流れに感じます。そのため、体裁を整えるという意味で、入れることをおすすめします。
メール例文)

△△商事株式会社 人事部 〇〇様

4.相手の氏名を入れたら、自分の氏名も入れる

相手の氏名などを入れたら、次は、あなたの情報を入れておきましょう。

これは、必ず入れないといけないというルールがある訳ではありません。ただ、企業側の担当者は複数の内定者を抱えているかもしれません。そんな中、送り主が書かれていないメールが送られてきてしまうと、「あれ?このメールの送り主はどの人かな?」とすぐに判断が出来ず、調べないといけなくなってしまうかもしれません。調べればすぐに分かる事ではありますが、せっかく送るなら、相手がスムーズに読み進められるメールにしてあげた方が親切だとは思いませんか。
なので、メールを送ったのがどこの学校に所属している誰なのかが分かるよう、記載しておきしょう。
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