ビジネスメール

会社を休む際の連絡メールの書き方5選

仕事をしていると、体調不良でお休みをしたり、私用でお休みをしたりすることが、必ず出てくると思います。そんな時、社内の一緒に働いているメンバーに対して、お休みをする旨のメールを送るということも併せて出てくるかと思います。お休みをするので、業務上で、周りの人たちにお願いしなければならない事項などもあるかもしれませんので、そんな時に作成するメールの書き方について、5つのポイントに分けてご紹介します。

1.メールを送る前に必ず口頭で上司の方に報告をしよう

今回のメール作成とは少しずれてきてしまいますが、メールを送る前に、必ず口頭で上司の方にお休みをしたい旨を報告するようにしましょう。

もちろん、職場のルールによっては、メールだけで申請可能な場合もあるかもしれませんが、基本的にはまず初めに口頭で伝え、許可を取った方がいいと思います。いきなり「お休みします」のメールが来たら、「あれ?お休みしたって言ってたかな?」と疑問に思われてしまう可能性があります。併せて、一緒に仕事をしている方々にも事前に相談をしておいた方がいいかもしれません。もしも業務上で、何かお願いしないといけない仕事があった際に、周りの方々も調整が必要なこともあるかもしれません。
そういった配慮をしてからお休みをするのも、一緒に働いていく上で大事なポイントとなると思います。
メール送信前の確認事項)

上司の方や一緒に働いている人たちに、事前に口頭でお休みをしたい旨を伝えておく

2.宛先に漏れがないようにしましょう

まず初めに、メールの宛先を設定する際に、漏れが出ないよう気を付けて設定しましょう。

送る相手は恐らく、1人だけではなく、複数の方を入れないといけなくなると思います。上司として報告をしないといけない人は誰なのか。一緒に働いている人たちの中で、お休みを報告しないといけない人たちは誰なのか。これを必ず再確認してから宛先を設定してください。部署全員を入れないといけないという事もあるかもしれません。そんな時は、お休みメールを送る際の宛先グループを作成しておくのもいいかもしれません。これは余談ですが、お休みメールを送る際に使用するテンプレートも作成しておくと便利かと思います。
沢山の人たちに送らないといけない場合、1人抜けていても、気づかない可能性があります。しかし、送られてこなかった人からすると、「私にだけ送られてきていないな」と気持ちのいいことではないですよね。そのような事が起こらないよう、宛先に漏れが出ないよう気を付けてください。
メール作成時の確認ポイント)

宛先に漏れてしまっている人がいないか、再度確認する

3.件名を必ず入れましょう

どんなメールの時でも同じですが、メールを送る際は、件名を忘れずに入れるようにしましょう。

業務でメールのやり取りをしていると思いますので、習慣になっている方が多いかとは思いますが、メールを送る際は、必ず件名を入れ忘れないようにしましょう。これは、メールをもらった方々が、このメールをすぐに読んだ方がいいのか、後で読んでも大丈夫なメールなのかを判断する上で、とても大切な部分となってきます。
皆さんも経験があるかもしれませんが、仕事が忙しい時に、件名のないメールをもらってしまった場合、そのメールが何に対してのメールなのか内容が分からず、一度メールを開かないといけなくなってしまいますよね。小さなことではありますが、忙しい時だとそれが意外と手間に感じたりするものだと思います。
その為、自分が誰かにメールを送る際は、一度開かなくても何に対してのメールなのかが分かるよう、必ず件名を入れるようにしましょう。
メール例文)

お休みをいただく件

4.お休みをする日付とお詫びを入れましょう

次に、いつお休みをするのか、お休みをしてしまうことへのお詫びを入れましょう。

まず、いつお休みをするのかという部分は、今回送るメールの中で、最も重要になってくる部分かと思います。ここを抜かしてメール作成する方は勿論いないかと思いますが、意外と、お休みする日付を誤って入れてしまったりする方が多いように思えます。恐らく、前回作成したメールをそのまま使用し、日付を修正せずに送ってしまったなどという事も原因の一つに挙げられるかもしれません。何度も書きますが、お休みする日付が今回のメールで最も重要な部分となりますので、必ず誤りのないように記載しておきましょう。
併せて、お休みすることに対してのお詫びも簡単で大丈夫ですので、お休みをすることがいけない事という訳ではなく、最低限のマナーとして、その日迷惑を掛けてしまうことに対してのお詫びを入れておくようにしましょう。
次のページを読む
1 2
Share: